Báo cáo, liên lạc, thảo luận: nguyên tắc vàng ở công ty
Hô-ren-xô là báo cáo, liên lạc, thảo luận: báo cáo nói kết luận trước, tin xấu báo sớm, liên lạc nhanh và chính xác, chưa chắc thì hỏi trước khi làm.
Thân chào các em thực tập sinh! Chào mừng các em đến với chương trình phát thanh nội bộ. Chủ đề hôm nay là một nguyên tắc mà bất kỳ ai làm việc ở Nhật Bản cũng phải biết. Đó là nguyên tắc Hô-ren-xô (報連相 – hōrensō).
Hô-ren-xô là cách nói ghép ba từ tiếng Nhật: Hô-cô-cư (報告 – hōkoku) nghĩa là báo cáo, Ren-ra-cư (連絡 – renraku) nghĩa là liên lạc, và Xô-đan (相談 – sōdan) nghĩa là thảo luận, xin ý kiến. Điều thú vị là cách đọc Hô-ren-xô nghe giống hệt tên một loại rau trong tiếng Nhật, đó là rau chân vịt. Nhờ vậy mà người Nhật rất dễ nhớ. Theo báo chí Nhật Bản, nguyên tắc này do giám đốc của một công ty chứng khoán Nhật đề xướng vào năm 1982, sau đó được phổ biến rộng rãi nhờ một cuốn sách bán chạy. Đến nay, Hô-ren-xô vẫn được coi là nền tảng của việc làm việc nhóm ở Nhật.
Ba phần của Hô-ren-xô
Chúng ta cùng tìm hiểu từng phần.
Phần thứ nhất là Hô-cô-cư, tức là báo cáo. Khi được giao một công việc, các em cần báo cáo cho cấp trên khi công việc đã hoàn thành, khi công việc đang làm dở mà gặp vướng mắc, và đặc biệt là khi xảy ra sự cố. Ví dụ: làm hỏng sản phẩm, máy móc có tiếng kêu lạ, dụng cụ bị gãy, hoặc bản thân hay đồng nghiệp bị thương. Khi báo cáo, hãy nói kết luận trước, sau đó mới nói lý do và chi tiết. Tin xấu càng phải báo cáo sớm.
Phần thứ hai là Ren-ra-cư, tức là liên lạc. Đây là việc chia sẻ thông tin cần thiết cho những người liên quan. Ví dụ: khi mình bị ốm phải nghỉ, khi có thể đến muộn, khi có thay đổi về lịch làm việc, hoặc khi nhận được lời nhắn cần chuyển cho người khác. Liên lạc phải nhanh chóng và chính xác, không được tự ý giữ thông tin cho riêng mình.
Phần thứ ba là Xô-đan, tức là thảo luận, xin ý kiến. Khi không chắc chắn, khi không hiểu hướng dẫn, hoặc khi phải đưa ra một quyết định, các em hãy hỏi ý kiến cấp trên hay người hướng dẫn trước khi làm. Đừng tự suy đoán rồi làm theo ý mình. Để bắt đầu, các em có thể nói: Xư-mi-ma-xen, chốt-tô i-i đê-xư ca (すみません、ちょっといいですか – sumimasen, chotto ii desu ka). Câu này có nghĩa là: xin lỗi, anh chị có thể cho tôi hỏi một chút được không.
Vì sao quan trọng với thực tập sinh
Vì sao Hô-ren-xô đặc biệt quan trọng với thực tập sinh? Bởi vì khi mới sang Nhật, khả năng tiếng Nhật của chúng ta còn hạn chế, rất dễ hiểu nhầm hướng dẫn. Nhiều bạn vì ngại, vì sợ bị mắng mà giấu lỗi, hoặc cứ gật đầu nói hiểu rồi dù chưa hiểu. Đây là thói quen rất nguy hiểm.
Một ví dụ
Hãy cùng nghe một ví dụ. Một bạn thực tập sinh lỡ tay làm rơi và làm cong một chi tiết máy. Vì sợ bị mắng, bạn ấy lặng lẽ để chi tiết đó lẫn vào hàng tốt. Kết quả là cả lô sản phẩm bị khách hàng trả lại, công ty bị thiệt hại lớn, và khi sự việc bị phát hiện, bạn ấy mất đi sự tin tưởng của mọi người. Nếu bạn ấy báo cáo ngay từ đầu, có lẽ chỉ mất vài phút để thay chi tiết khác, và còn được khen là trung thực.
Người Nhật thường đánh giá rất cao những người báo cáo sớm và trung thực, kể cả khi người đó mắc lỗi. Mắc lỗi là điều ai cũng có thể gặp phải. Che giấu lỗi mới là điều làm mất lòng tin.
Luyện tập ngay từ bây giờ
Ngay từ bây giờ, các em hãy luyện tập Hô-ren-xô trong cuộc sống hằng ngày. Khi bị ốm, hãy báo cho thầy cô. Khi chưa hiểu bài, hãy hỏi lại. Khi làm xong việc được giao, hãy báo lại kết quả.
Tóm lại, Hô-ren-xô gồm ba việc: báo cáo, liên lạc và thảo luận. Báo cáo thì nói kết luận trước, tin xấu báo càng sớm càng tốt. Liên lạc thì nhanh chóng và chính xác. Còn khi chưa chắc chắn, hãy hỏi trước khi làm.
Cảm ơn các em đã lắng nghe. Chúc các em một ngày học tập thật hiệu quả. Hẹn gặp lại các em trong chương trình lần sau.
Xem thêm:
